Excel

仕事の説明書:9割の人ができていないExcelの常識

人に見せるためのExcelにはお作法があります

「とっくにやっています」という方も多いと思います。

ここでは、そのお作法のうち、“知らないと恥ずかしいかも”という代表的なものを紹介いたします。

画面上で罫線表示は必要ですか?

Excelシートに、画面では表示されるが、印刷時には印刷されない罫線があっても当然と思っていらっしゃいませんか?

もちろん印刷されないので問題はありません。
でも、この罫線はExcelシートの作成者用ガイドであり、閲覧所要にはメリットは無いです。

Excelのシートを閲覧する人にとっては、罫線は不要です。
罫線が無い、白い背景の方が綺麗です。

表示メニュー > 目盛線 > チェックオフ
とするだけで、必要性の無い罫線が画面上から消せます。

もっとも、資料作成時に罫線に頼らなければならないことはまれなので、作成時点から初期設定で「罫線を表示する」を選択しないのも良いでしょう。

[ファイル]リボン > 詳細設定  >  「罫線を表示する」 >  チェックボックスをオフ

Excel Book内で、フォントの統一できてますか?

Excelのシートを使い回していたり、他のExcel Bookからシートをコピーしてきたりして合体させるとフォントやフォントサイズ、セル幅、その他書式の統一性が失われます。

“寄せ集めて作った” と印象を与えてしまいます

やっつけ仕事レベルで、最終的な仕上げ完成度レベルまでには達していないと捉えられてしまいます。
特に、Excelシートを閲覧する方が、損点を気遣っていればいるほど、他の方の仕事の成果レベルが気になるものです。

フォントを統一するのも必要です。
ファイル > オプション > 全般 > 新しいブック作成時 > 次を規定フォントとして使用 で、
MS ゴシック とかを決めておく
同じく、 フォント サイズ で、
12とかを、チーム内標準に合わせて設定しておくと標準化ができます。

既に作成済みのExcelシートであれば、
(1)ExcelシートのA1セル左上の角をクリックして、シート全体を選択
(2)右クリック > 右クリック > セルの書式設定(F) > フォントを指定
(3)(2)のウィジェットで、文字の配置タブから、縦位置とうも統一できます

A1セルにセルカーソルを合わせて保管

意外と鉄則にしているコンサルの方々多いです。社内の鉄則だそうです。

その理由は?

何も気にしていないと、セルカーソルは最後に修整した場所に固定されたまま保管されて、Excelを開いた時点で、最後の(慌てて直した)修正点がわかってしまうそうです。

また、全シートでA1セルにセルカーソルが位置していることを確認したExcelシートの受取手は、「しっかりと細かいところまで配慮されている。その他の点も十分に配慮が成されているのであろう。」と、正確性・信頼感も高められます。

玄関で靴を脱ぐ時に、自分で靴を揃えるような礼儀作法と同様にも見えますが、その結果は、単なる一部の人たちの間でのビジネス慣習レベルでは無かったですね。

Excelの不要なシート 消してますか?

たとえいらないExcelシートであっても、読み手は1シート目以外の空白の2,3シートをタブを選択して開かざるを得ません。

思いやりに欠けて失礼ですね

Excelファイル完成時に (忘れそうですが) 、いちいち空白シートを消さなくてもよくする方法です。

ファイル > オプション > 全般 > 新しいブックの作成時 > ブックのシート数 > 3 から 1 に変更

これで、Excelファイルの新規作成時に、デフォルトの3シートでは無く、1シートのみが表示されてファイル作成開始ができますので、消し忘れの心配不要となります。

資料のページ番号 とても重要です

資料は、電話会議等でも相互に参照している部分を特定できなければなりません。

・ Word
・ Excel
・ PowerPoint

で、必ずページ名が表示されるようにすると、はじめのわずかな気遣いで、会議そのものの効率が向上します。
さらに、

2/8 2ページ目/8ページ中

のように、 ページ番号/全ページ数 と表示されると全体ページも把握できて良いです。

全ページ数 の表示は役に立ちます。
他の人がファイル閲覧モード(Word履歴表示等)によっては、参照している資料の全ページ数が異なってくるので、参照ページ番号の呼称自体が無意味となるからです。

Excelというソフトの欠点

Excelは表計算ソフトです。PowerPointのように1ページでページタイトル内容・概念を説明すするためのプレゼンテーションソフトではありません。

それだからうっとうしいのです。

だって、Excelブックの下に並んだ10~20個のタブを見ると、タブ毎に箇条書き番号が丁寧に入っていてはいるのですが、サマリーページが作りにくいのです。タブが20個もあったのならば、月次の報告資料ならば、今月は(数値的にも)問題があったのか、注意点があるのか、問題が無いのかぐらいは知りたいです。

そんな時は、各シートのサマリーを最初のシートにまとめ上げるということができます。

Excelのサマリーページの作り方

表紙シートの次の、最初のシートにサマリーページを作ります。
全シートでサマリーを構成する上で必要な表、数値をサマリーシート上に表示し、結論を記述します。

ここで困ることは、必ずしもサマリーページ上の後続シートからコピーされる表の列幅が、サマリーシートに大集合する他の表と全て一致することがない点です。

サマリーシートに普通にコピーすると、最大公約数的に列幅を統一してしまい、かえって見づらくなります。ビットマップ等でのコピーでは静的なコピーとなってしまうため、当月・翌月以降と後続ページで表の値を変更しても同期が取れません。

解決策です

後続シートの表を、サマリーシートの列幅にお構いなく、

(1)サマリーシートに貼り付けたい、別シートにあるオリジナルの表部分をコピーする
(2)サマリーシート上で[ホーム]リボンを表示する
(3)セルカーソルで、貼り付け場所の左上をポイントする
(4)貼り付け >  その他の貼り付けオプション > リンクされた図  > 貼り付け
(5)サマリーシートに貼り付けた表は、元データにリンク(同期した)「図」なので、Shiftを押しながら縦横比を維持しながら、他の表にサイズを合わせて調整ができる
(6)最後に、リンク元の表の数値、または文字列、表示色を変更して、サマリーシートにも同期をとって即座に変更が反映されていれば、上記の手順は誤っていないことが確認出来る

Excel表の罫線引き忘れ、不一致の防止法

通常A1セルから表を作成している場合、表の左側と、上の罫線は画面上に表示されません。
確認するためには、印刷のプレビューでも何とか確認出来ますが、作成しているその時点で見られることが修正も楽です。

そのためには、新規Excel表の作成開始時に、B2セルから表や、コンテンツの作成エリアとして、A列と1行目は20ピクセルくらいの狭い「枠」として、常に触らない外枠エリアとすることです。

このように使用すれば、表の罫線設定時に、上・下・左・右・横の中間・縦の中間を一気に指定して、動じに見栄えが良くなければその場で即座に修正できます。

ここまでのワザは、
Excelを説明・説得資料とする際の子ワザです

Excelの子ワザは、所詮小さな手段にしか過ぎません。
初級編であり、Excelを受け取る方にとっての常識範囲の可能性があります。常識を外さないという点では重要です。

みなさまの知見を生かした、説得力のある資料を作成するためには、次のステップに進む必要があります。次のそのノウハウの一端を知るための書籍を紹介させていただきます。

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