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仕事の説明書:メールの添付ファイルを 間違えないために

メールに添付する際に、
添付ファイルを間違えてしまったことはありませんか?

社内ならまだしも、社外宛のメールの添付ファイルだったらば、失礼になるか、大きな事故にもなりかねません。

社内秘のファイルを送信したならば、取り返しのできない誤りとなります。
正しい添付ファイルに変更して、メールを再送したならば、受け手のフォルダーの中では正しいファイルが良く分からない状態になってしまうかも知れません。

簡単な工夫で間違いを防げます

既に多くの人が実践していることと思います。

誤りがあれば、その直接原因では無く、もっと掘り下げて根本原因に対策を講じなければ再発してしまいます。
Root Cause Analysis” と呼ばれる大きなテーマです。

ファイルを送信する時には、誤っていないかよく確認する

それはそうですが、これは直接原因です。


とりあえず、これに対する暫定対策は、

・ 社外に送信する際には、二人で指さし確認する
とか、
・ 送信ファイルを一旦開いて内容を確認した後、そのファイル名を選択し、送信する

ぐらいでしょう。

フォルダー自体を誤ることはまれでしょう

それではどこで誤ることが多いのでしょうか? そう、再発防止策です。

根本原因を考えてみましょう

類似ファイル名のファイルが多数ある場合は危ない!

フォルダー内にファイルが一つしかない場合には、参照フォルダーを間違えなければ間違えようが無いです。

確かにこれは間違いやすいです。

・ どのファイルが最新版かわかりません
・ ファイルの更新日だけだと、お客様に提出できるReview済のファイル判別が難しいです
・ ファイルの履歴管理(V1.1)等の情報はファイル更新日時からはわからなくなってきます
・ ファイルの作成開始日情報もファイル更新日時からは判別できません
・ 最終版をお客様に提出した後は、その作成過程で修正版として作成を続けたV1.0、V1.1は不要なフォルダー内のゴミとなります

選択ファイルの間違いを引き起こす要因です

その真の原因に対する対策は?

・ ファイル名の後方に作成開始日付を付けると間違えにくくなります。
・ 大きく変更した時にはバージョン管理(履歴管理)を行い、完成版がV2.0以上とすれば管理の標準化ができます。
・ そして、実際に完成し、提出したもののファイル名称に「提出版」と記入すれば一目瞭然です。
・ この後は、提出版以外のファイルがフォルダ内でゴミとして残ってしまいますが、万が一の時のために残しておきたいとします。そんな時にはフォルダ内部の「old」フォルダに移動して、作業中と提出版を格納するフォルダのファイル数を減らすと良いです。

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海外、または多国籍企業にファイル配布する場合の注意点

Globalでの日付の標準化は、残念ながらありません。
全てが、20190827 で統一できれば良いのですが。

試しにExcelの日付表示書式を見てみましょう。

・ yyyy/mm/dd 2019/08/27
・ mm/dd/yy  08/27/19
・ yy-mmm-yy 27-Aug-19

実際に、日本人標準を念頭にファイル名の日時表記(Time Stamp)を見てみると、それは日本の常識でしかないです。

改善策(根本対策)は?

地蔵は多国籍外資系のお客様を担当した時からこのように統一しました。

企画会議資料_第一回_V2.0提出版_2019Sep03.pptx

ただし、ここでは小さな欠点もあります。

フォルダー内で名前の順にファイルを表示した時、日付以前のファイル名称が同一の場合は 2019Sep03 を用いて並び替えが成されます。

その時には、日付順には並び替えられません。

これで、日付の読み間違いは発生しません


まとめ                


対策1

ファイル名の命名規則に基づき、
バージョン、提出済、年月日 を付与する


対策2

提出済、編集中ファイル以外は、
階層がひとつ下のoldフォルダーに移動する


対策3 

メール送信直前にメール添付ファイルを開き、
最終変更部分を確認

(メール添付忘れも防止できます)


転ばぬ先の杖

メールで伝える時のミスの回避、メール文面でのミス防止等が確認出来ます。

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